5 أدوات لتحويل جيميل إلى أداة تعاون قوية لفرق العمل

 

عند رغبتك في التعاون مع فريق العمل، فهناك الكثير من التطبيقات التي يمكن أن تُساعد في ذلك، ولكن عند استخدام بريد (جيميل) Gmail كأداة أساسية للمراسلة فإن هناك الكثير من الأدوات التي يمكنك إقرانها مع التطبيق للحصول على أقصى فائدة.

إليك 5 أدوات لتحويل جيميل إلى أداة تعاون قوية لفرق العمل:

1- إضافة Hiver:

تتيح لك إضافة (Hiver) إدارة عملك مباشرة من حساب جيميل الخاص بك باستخدام التصنيفات، وتعيين المهام، وتفويض الرسائل، وتتبع حالة كل ذلك، حيث تتيح التصنيفات المشتركة إعلامك أنت وفريقك بالمهام الجديدة بسرعة.

تتيح جهات الاتصال المشتركة في الإضافة سهولة المراسلة، وتفعيل تذكيرات البريد الإلكتروني، كما تسمح الملاحظات بإجراء المحادثات، ويمكن للنماذج القابلة لإعادة الاستخدام في الإضافة أن توفر لأعمالك مظهرًا موحدًا.

تدعم إضافة Hiver أيضًا ميزة تُسمى (Collision) تتيح لك تتبع الردود على الرسائل المشتركة، فإذا قام شخص آخر في الفريق بالرد على رسالة مشتركة، فسوف يصلك إشعار على الفور.

2- أداة Todoist:

 

تعمل أداة (Todoist) على تسهيل تدوين المهام السريعة، حيث تضم قسمًا للمهام التي يجب القيام بها على الفور، أو خلال الأسبوع المقبل، وتدعم التواريخ المتكررة، وخيار تعيين المهام للآخرين في المشاريع التعاونية، وتنظيم المهام المختلفة حسب الحاجة.

السمة المميزة في Todoist هي سهولة الوصول إليها، حيث يمكنك استخدامها على الويب، أو كتطبيق للأجهزة المحمولة، أو كإضافة في المتصفح، مما يجعل عملية المزامنة والوصول إليها من جميع الأجهزة أمرًا سهلاً.

3- أداة keeping:

إذا كنت أنت وفريقك من مستخدمي متصفح جوجل كروم، فإن أداة keeping تعتبر أكثر من مناسبة، فهي مخصصة للشركات التي تقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني، وتحتوي على نظام تذاكر دعم داخلي.

وتتيح الأداة صندوق بريد إلكتروني عام، مع تصنيفات مفتوحة وغير محددة ومخصصة، وتسميات قابلة للفرز مباشرة في الجزء العلوي لحساب جيميل الخاص بك، ويمكنك تغيير حالة الرسالة من مفتوحة إلى مغلقة.

كما تسمح الأداة بتدوين ملاحظات داخلية لكل رسالة يمكن للفريق بأكمله رؤيتها، مما يسهل  التعاون في مهام الدعم التي تعتمد على البريد الإلكتروني.

4- أداة Google Group:

إذا كنت ترغب في إبقاء الأمور غير معقدة في عملك أو لديك فقط عدد قليل من الأعضاء في فريقك، يمكنك استخدام Google Group، حيث يمكن أن تساعدك أنت وفريقك على جمع الأفكار والمواضيع ورسائل البريد الإلكتروني في صندوق بريد تعاوني واحد.

يمكنك ببساطة إنشاء مجموعة جديدة، وضبط إعدادات الأذونات الأساسية، ودعوة فريقك، وتعيين المواضيع، واستخدام الفلاتر للبقاء على اطلاع، ونشر الرسائل والردود عليها، ووضع علامة على المحادثات المكتملة.

5-  أداة Missive:

(Missive)، هي أداة تعاون قائمة على الويب حيث تتضمن محادثات مترابطة مباشرة في بريدك الوارد، وتحتوي أيضًا على خيارات لتأجيل الدردشات أو أرشفتها، مع القدرة على إنشاء رسائل البريد الإلكتروني مع زملائك في الفريق.

كما يمكنك إنشاء مجموعة عن طريق إدخال اسم شركتك، ثم دعوة الأشخاص للانضمام، وربط حساب جيميل الحالي لاستيراد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مع إمكانية الإشارة لعضو محدد في الفريق في رسالة معينة، وتعديل الرسائل وإرفاق الملفات والصور.